¿Qué Debe Incluir un Buen Reporte de Ventas?

¡Hacer reportes de ventas es una perdida de tiempo! Leíste bien, hacerlos es una pérdida de tiempo; decidir entre los tipos de gráficas, colorcitos, capturar la data y decidir sobre el tamaño de la letra no sirve para nada. Lo que realmente sirve es analizar un buen reporte de ventas, y sobrotodo, usarlos para ejecutar ajustes que nos lleven a vender más. 

Por ese motivo decidí preparar este artículo con video para ti, donde vamos a cubrir desde lo básico hasta los principales factores a considerar a la hora de preparar tu siguiente reporte.

¿Qué es un reporte de ventas?

Se trata de un documento que recopila y presenta los indicadores más importantes en un departamento de ventas dentro de un periodo de tiempo especifico. 

¿Para qué sirve un reporte de ventas?

Analizar el status de una empresa comercialmente hablando así como identificar áreas de oportunidad (tendencias).

¿Cómo hacer un reporte de ventas?

Aquí viene lo bueno, la idea es que le dediques la menor cantidad de tiempo posible en hacer los reportes y le dediques mucho más tiempo y energía en analizarlos; para poder lograr esto necesitamos dos cosas clave:

1. Tener un buen CRM, haz clic aquí si no tienes uno.
2. Que tanto tu equipo como tú tengan la disciplina de estar capturando notas de todos los proyectos de ventas (cabe mencionar que es importante capturar data real, nada de información "maquillada" ni inflada).

¿Qué debe incluir un reporte de ventas?

1. Ventas totales

El sumatoria del total de los vendedores, productos y servicios de una empresa en un periodo de tiempo determinado. 

2. Ventas por vendedor / territorio / sucursal

Reporta las ventas específicas de un vendedor, sucursal o territorio determinado. Nos ayuda a poder visualizar territorios o vendedores nuevos y su comportamiento comparado con territorios maduros o vendedores experimentados. Podemos revisar la media de toda la agrupación y de esta manera identificar a los que se salen de la misma. 

3. Ventas por producto

Este indicador nos presenta el comportamiento de ventas específicamente por linea de producto o servicio, de esta manera podemos identificar etapa del producto según la matriz BCG (ver video donde lo explico). También podemos ponderar qué tanto los vendedores están empujando el producto en el mercado así como la aceptación del mismo. 

4. Márgenes

No todas las empresas son transparentes con su equipo en referencia a los márgenes de utilidad bruta que generan; habiendo dicho esto, un reporte de utilidad pudiera darnos una idea de qué tanto los vendedores están vendiendo por valor y no por precio, así como elaborar reportes de elasticidad de la demanda. 

5. Overview de las cuentas (clientes nuevos vs clientes recurrentes)

En esta parte del reporte podemos comparar el comportamiento de las cuentas clave (desde el famoso 80/20) hasta analizar las cuentas recurrentes vs las cuentas nuevas, ¿Qué tal están creciendo?, ¿Qué están comprando?, ¿Como se están comportando nuestras 10 mejores cuentas?

6. Resumen de Actividades

Hasta este momento, todo lo que hemos medido son resultados, ahora vamos a medir las causas de dichos resultados, en otras palabras, vamos a medir las actividades que nos arrojan los números que estamos viendo. Este punto es de muchísima relevancia porque se enfoca en identificar oportunidades de mejora en el día día de los vendedores. Algunas de las actividades a medir podrían ser:

• Cantidad de llamadas de prospección por día
• Cantidad de visitas de primera vez por día
• Cantidad de cotizaciones realizadas por día
• Cantidad de demos por día
• Cantidad de llamadas de seguimiento por día

¡Ahi lo tienes! Estos son los aspectos claves a considerar en un reporte de ventas, recuerda que para hacer el trabajo adecuado necesitas la herramienta adecuada, ¡La herramienta adecuada en este caso se llama Pipedrive CRM! Comienza con tus 30 días gratis haciendo clic aquí. 

Una última cosa, tan solo permíteme hacerte el recordatorio de que una herramienta es solo tan buena como el uso que le des, ¡Vamos a sacarle el máximo provecho a esto para vender más!

Un abrazo,

Gerardo M. Rodríguez

@cabrondelasventas