Las 9 Herramientas que Todo Gerente de Ventas Debe Tener

La labor de un Gerente de Ventas puede llegar a ser muy compleja, muchos Gerentes a la vez actúan como vendedores, entrenadores, supervisores y a veces hasta de psicólogos (parece chiste).

Con todo este contexto es fácil caer en el síndrome del bombero, enfocándose solamente en atender urgencias y dejando las cosas realmente importantes como la cultura del equipo, el diseño de procesos y la mejora continua para después. 

Por eso me di a la tarea de preparar para ti un listado con las herramientas principales que todo Gerente de Ventas debe tener en su sombrero de mago, ¡Comencemos!

Procesos

Sé que no me lo vas a creer, pero la mayoría de las empresas actúa como si los vendedores supieran qué hacer en todo momento. Delegan el diseño del recorrido (las etapas en el diagrama de flujo) al gusto y personalidad de cada quien. Evidentemente esto trae como consecuencia resultados inconsistentes a lo largo de la operación. Como líder, te recomiendo que seas tú la persona encargada de diseñar la serie de etapas en el proceso de ventas, el cual cada vendedor debe recorrer junto con su cliente. 

No dejes nada al sentido común ni pienses que algo es demasiado lógico como para explicarlo, asegúrate de clarificar hasta el significado de cada etapa del proceso para unificar criterios entre todos los miembros de tu equipo.

Protocolos

Mientras que los procesos te dictan qué hacer y te delimitan la serie de pasos por recorrer, los protocolos te hablan sobre cómo es que dichos pasos se deben de ejecutar. 

Soy el primero en respetar el estilo de cada vendedor pero seamos honestos, la mayoría de los vendedores aún es demasiado novato como para tener un estilo propio, mientras este florece hay que darles herramientas a los profesionales, aquí te van algunos posibles protocolos por establecer con tu equipo.

• Protocolo de llamadas de prospección

• Protocolo de saludo a clientes que visitan el negocio

• Protocolo de ejecución de visita de ventas

• Protocolo de demostración de un producto

• Protocolo de llenado de información en el sistema

Metas

¿Obvio verdad? Aquí te va algo no tan obvio, en lo personal diseñar metas de ventas es todo un arte (si, así de romántico), la etiqueto de esa manera porque debe existir un delicado balance entre la agresividad y facilidad de cumplimiento. Una meta demasiado alta generará desmotivación en el equipo por verla imposible, mientras que una meta demasiado fácil no exigirá ningún esfuerzo adicional por parte del equipo.

“Las metas de ventas deben ser lo suficiente agresivas como para generar una sensación incómoda, algo que exija cambios y mejoras. Pero al mismo tiempo lo suficiente baja como para que los vendedores la vean posible de alcanzar”.

Métricos

Tengo una frase para la cual me apoyo mucho y es el momento perfecto para compartírtela:

“Es muy importante tener clara tu meta, es más importante tener claro el proceso sobre cómo cumplirla”.

Mientras que las metas se enfocan en los resultados, los métricos se enfocan en las actividades que traen como consecuencia dichos resultados. Como Gerente es muy importante que generes una cultura hacia el cumplimiento de métricos diarios, aquí te van algunos ejemplos:

• Cantidad de posts en redes sociales al día

• Cantidad de llamadas de prospección al día

• Cantidad de llamadas de seguimiento al día

• Cantidad de cotizaciones al día

• Cantidad de demostraciones de producto al día

Key Performance Indicators (KPI)

Se refiere a los indicadores clave de desempeño que buscas ver en tu equipo, piénsalo como la manera de descomponer entre elementos a tu meta de ventas con pequeños objetivos medibles, aquí algunos ejemplos

• Clientes nuevos por mes

• Ticket promedio de compra

• Porcentaje de utilidad promedio

• Porcentaje de bateo

Customer Relationship Management (CRM)

El papá de los pollitos, este es el sistema que quieres tener para manejar a tu departamento comercial de manera eficiente, resguardando información sensible como historial de compra, base de datos, cotizaciones y reportes en un solo lugar disponible para ti 24/7.

En mi opinión Pipedrive CRM es el mejor libra por libra:

• Ten tableros y reportes en segundos

• Ubica en qué están trabajando tus vendedores todo el tiempo

• Identifica áreas de oportunidad en tu embudo 

• Asigna tareas a todos los miembros de tu equipo o individualmente

• Automatiza partes del proceso como seguimientos y agendar citas

Comienza con tus 30 días de prueba en Pipedrive CRM haciendo clic aquí. En caso de que quieras comenzar desde cero y te gustaría que ten enseñara este mundo toma mi curso gratis “Ventas & CRM” haciendo clic aquí.

Dinámicas de Supervisión

¿De qué manera pudieras darte cuenta sobre la calidad de las visitas y llamadas que hace tus vendedores?, ¿Cómo pudieras identificar de forma cualitativa cómo es que les puedes ayudar o qué habilidades necesitan desarrollar?

Este tema en particular me da para todo un taller o curso online, así que para mantener este artículo cortito y bonito te voy a compartir un par de dinámicas que puedes ejecutar con tu equipo de manera recurrente en aras de darte cuenta cómo le puedes ayudar a cada uno de tus vendedores.

Side x Side. Escucharlos ejecutar sus llamadas de prospección y tener una tabla con factores a calificar, terminando el ejercicio ya sea por tiempo transcurrido o por cantidad de llamadas ejecutadas dar una breve y objetiva retroalimentación. 

Visitas en Conjunto. Salir a las visitas agendadas por el vendedor e identificar oportunidades de mejora en la ejecución. 

Juntas de Ventas

Este es un punto muy controversial para mi puesto que considero que la enorme mayoría de las juntas de ventas son inútiles y tengo la teoría de que frustran más a los participantes de lo que aportan. Para mi, la única manera de justificar que un equipo de ventas se junte semanalmente sería porque en cada junta exista un segmento de capacitación sobre alguno de los siguientes temas:

Producto o servicio. Productos nuevos o simplemente estudiar de nuevo lo que tienes en catálogo.

Industria. Compartir sobre el entorno que están viviendo tus clientes, hablar sobre la economía de tu territorio, tendencias y competidores.

Proceso de ventas. Compartir alguna técnica o simplemente hacer dinámicas como juegos de roles para desarrollar nuevas habilidades.

Sistemas y Herramientas. Tener una herramienta y no saber cómo usarla es peor a no tenerla. Enséñale a tu equipo a sacarle más jugo a las herramientas que tiene disponibles, desde su equipo para demos, presentaciones hasta software como CRM, diseño, cotizador, calendario, etc.

Sesiones de Feedback

Por último, asegúrate que tengas sesiones de retroalimentación individuales con cada uno de los miembros de tu equipo con una frecuencia establecida. Recuerda por favor que el feedback debe ser objetivo y no subjetivo, positivo y no represor y orientado hacia la toma de acción. Te recomiendo tener un formato por escrito para que sea un entregable al final de tu sesión con cada uno de los vendedores, este puede incluir factores como acciones a tomar, fechas, cuentas por cerrar, etc.

¡Ahí lo tienes! Esas son las principales herramientas de un verdadero Gerente de Ventas! Si este articulo te fue de valor seguramente mi curso gratis “El Gerente-Líder de Ventas” te servirá muchísimo, cuenta con reconocimiento con valor curricular. 

Un abrazo,

Gerardo M. Rodríguez

@cabrondelasventas