Cómo Hacer una Auditoría de Ventas

Decimos la palabra y se nos pone la piel de gallina, ¡Auditoría! El solo escuchar la palabra nos pone a temblar. Bueno, pues en este artículo comparto contigo la manera para darle una revisión a profundidad a todo tu departamento comercial. El resultado no es para asustarte, sino para emocionarte sobre todo el potencial de mejora que tienes en tu empresa.

A continuación comparto contigo los 6 pasos para poder ejecutar una auditoría de ventas de manera simple y profesional.

1. Revisión del Pipeline de Ventas

El pipeline (embudo de ventas) refleja el estado actual de las oportunidades y la eficiencia del proceso comercial. Un pipeline bien gestionado ayuda a identificar rápidamente cuellos de botella y áreas de mejora. Esto quiere decir que en esta etapa vas a identificar en qué etapa del embudo de ventas tu equipo se está quedando atorado más.

"¿Y cómo hago eso Gera?" Analiza la distribución de prospectos en cada etapa. Mide las tasas de conversión y la duración promedio en cada etapa. Identifica si hay oportunidades estancadas o etapas que consumen demasiado tiempo. ¡Identifica patrones!

2. Análisis de Reportes de Actividad

Todas las empresas miden resultados, hacerlo no está mal solo está incompleto. Medir los resultados es bueno, es mejor medir, monitorear y ajustar con base en las actividades que generan esos resultados. La actividad diaria del equipo de ventas impulsa los resultados generales. Este análisis asegura que los esfuerzos están alineados con los objetivos y detecta posibles áreas de ineficiencia. ¿Qué actividades medir? ¡Aquí te van algunas!

• Llamadas de prospección

• Visitas de primera ocasión

• Demostraciones de producto

• Cotizaciones realizadas

Examina el volumen de llamadas, reuniones, correos y seguimientos realizados. Relaciona las actividades con los resultados obtenidos, como cierres y nuevos negocios. Esto te ayudará a establecer un parámetro de productividad según los mejores resultados del equipo y así mantener el enfoque en las actividades que mayor correlación tienen con el logro de las metas.

3. Evaluación de Reporte de Ventas

Ahora toca quemarnos las pestañas, vamos a meternos de lleno a los números, revisando indicadores clave. Es importante entender que sin una evaluación financiera sólida, es difícil determinar si los esfuerzos comerciales están generando un retorno adecuado. Este paso mide el impacto real en la rentabilidad.

Logramos lo anterior calculando parámetros como:

• Ingreso Promedio por Cliente. Contesta la pregunta sobre cuál es el promedio de ventas anual por cliente.

• Ticket Promedio de Compra. Contesta la pregunta sobré cuánto es el promedio por pedido recibido.

• CAC (Costo de Adquisición de Cliente). Nos ayuda a identificar cuánto nos cuenta generar un cliente nuevo. Este indicador es el pan de cada día en ventas digitales y por redes sociales donde se pagan campañas de anuncios.

• CLV (Customer Lifetime Value). Esta métrica indica el valor que un cliente aporta a una empresa a lo largo de su relación con ella.

Analizar lo anterior te brindará la oportunidad de obtener un mayor control sobre la rentabilidad y un enfoque estratégico en segmentos y productos de alto margen.

4. Sesiones Uno a Uno con el Equipo de Ventas

La idea es que como auditor tengas entrevistas uno a uno (en privado) con una muestra de los vendedores, no es necesario hacer este ejercicio con todos los miembros del equipo, puedes elegir a un vendedor "promedio", al mejor (Top Performer) y al novato o al que tenga el desempeño más bajo. En estas entrevistas indaga sobre fortalezas, debilidades y desafíos de la persona que tienes enfrente. Cuestiona sobre el uso de sus herramientas y sobre el procedimiento que lleva a cabo en campo (quieres confirmar que las personas se apeguen al proceso).

Como algo opcional, podrías hacer visitas en conjunto con el vendedor de tal forma que evalúes sobre si está cumpliendo con los procesos y protocolos de tu compañía.

Utiliza métricas objetivas para evaluar el desempeño de cada vendedor (tasas de cierre, volumen de ventas, etc.). Identifica barreras individuales, como falta de capacitación, motivación o recursos. En la última fase veremos sobre el plan de acción, donde tus descubrimientos en este punto serán cruciales.

5. Revisión de CRM

¡El punto más importante! El CRM (Customer Relationship Management) debe ser el cerebro principal de tu departamento de ventas, en esta bóveda vas a centralizar toda la información, data, contactos, proyectos y cartera. Si ya utilizas un CRM esta auditoría te será muy fácil, puesto que toda la información y reportes automatizados estarán disponibles para ti en un par de clics. Si no tienes un CRM, comienza con tu prueba gratuita en Pipedrive CRM haciendo clic aquí.

Revisa la consistencia y calidad de los datos en el CRM. Asegúrate de que los flujos de trabajo y reportes reflejan la realidad del proceso comercial. Evalúa si las funcionalidades del CRM se están aprovechando al máximo o si se necesitan ajustes.

6. Reporte final

¡Ahora sí! Ya hiciste todo el trabajo, ahora viene esa junta de presentación de resultados así como el documento (reporte final). Quiero partir diciéndote que aquí es donde muchos líderes comienzan con grandes dolores de cabeza, no te compliques la vida, dedícate a cumplir con las siguientes bases:

• Regla #1 Sé objetivo. Nada de opiniones sin fundamento o presentimientos, toda observación que hagas debe ser fácil de comprobar y respaldada con números.

• Introducción a la metodología. Describe de manera breve el curso que tomaste y los criterios que aplicaste a lo largo de todo el proceso. Habla sobre los reportes que revisaste, si hay documentos oficiales (procedimientos o manuales de trabajo) úsalos como respaldo y cítalos, el número de vendedores que entrevistaste, etc.

• Overview. Ofrece un panorama general de lo que observaste y habla sobre cómo fue el proceso, lo fácil o difícil que fue conseguir la información, la apertura del equipo a colaborar con el proceso de auditoría etc.

• Observaciones positivas. Basándote en datos, enlista los descubrimientos positivos que obtuviste, menciona aquellos indicadores que están por encima de las expectativas, alguna buena práctica que descubriste en el proceso, etc.

• Areas de oportunidad. La otra cara de la moneda del punto anterior, ojo que aquí existe mayor relevancia el hecho de basarse en datos puesto que muchos miembros del equipo se sentirán aludidos o hasta ofendidos por tus observaciones. Asegúrate de tener todos los reportes a la mano que respalden tus descubrimientos, aquellos objetivos que no están alineados con las expectativas de alta dirección.

• Acciones a tomar. Propón una ruta de acción como consecuencia de tus descubrimientos. Ya sea un listado de actividades por hacer, protocolos por diseñar, capacitaciones por ejecutar, etc. Asegúrate de ponderar prioridades y nivel de urgencia y darle seguimiento hasta que se cumpla con su totalidad.

¡Sobreviviste! ¿Te diste cuenta que no es nada del otro mundo? Vamos quitándole la carga negativa a la palabra auditoría y ubiquemos el término como un proceso para identificar áreas de oportunidad en nuestro trabajo y la de nuestro equipo.

Por último, seguramente te diste cuenta que el tener un CRM es crucial para hacer esto rápido y fácil así como una manera genuina de armar mejor a nuestro equipo de ventas. Asegúrate de activar tu periodo de prueba en Pipedrive CRM. Si te consideras un novato en este tema te invito a que tomes mi curso gratis Ventas & CRM haciendo clic aquí.

Un abrazo,

Gerardo M. Rodríguez

@cabrondelasventas